Un entretien professionnel est un devoir pour chaque employeur quelle que soit la taille de l’entreprise. Cette obligation vise tous les salariés qui ont deux ans d’ancienneté et pour tout type de contrat de travail. Vous devez les informer, dès leur embauche, qu’ils bénéficieront d’un entretien tous les deux ans.

Quelles sont mes obligations employeurs ?

La loi exige que l’entretien professionnel ait lieu tous les deux ans avec chacun de vos salariés, quel que soit son contrat de travail. Cette obligation est inscrite dans le Code du travail (article L. 6315-1).

Dans les moyennes et grandes entreprises, l’entretien pourra être réalisé par le manager de proximité ou par le responsable des ressources humaines en lien avec le manager de proximité. Dans les TPE, l’entretien sera le plus souvent réalisé par l’employeur lui-même.

Certains sujets doivent être obligatoirement abordés au cours de l’entretien professionnel :

• l’évolution professionnelle du salarié en termes de qualification et d’emploi ;
• les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié ;
• l’évaluation de son employabilité ;
• l’avenir du salarié sur son poste et son projet professionnel.

Cependant, si un salarié reprend son activité après une période d’interruption, vous devez organiser un entretien professionnel à son retour :

• de congé maternité ;
• de congé parental d’éducation ;
• d’un congé de proche aidant ;
• d’une période de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises d’au moins 300 salariés ;
• d’un congé d’adoption ;
• d’un congé sabbatique ;
• d’une période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption ;
• d’un arrêt de travail pour longue maladie ;
• d’un mandat syndical.

Depuis le 1er janvier 2019, le salarié peut demander de réaliser l’entretien à une date antérieure à la reprise de poste.

Tous les six ans, à la suite de l’entretien professionnel, vous devez rédiger un document faisant un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Un exemplaire doit être fourni au salarié.

Ce bilan vous permet de vous assurer que le salarié a bénéficié d’un entretien professionnel tous les deux ans mais également que le salarié :

• a suivi au moins une action de formation ;
• a acquis des éléments de certification ;
• a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle*.

Comment justifier de mes obligations ?

Si vous êtes un employeur de plus de 50 salariés et si vous ne réalisez pas les entretiens avec vos salariés tous les deux ans, vous êtes en faute dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail. Selon les dispositions des articles L. 6315-1 et L. 6323-13 du Code du travail, si au cours des six dernières années, le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et au moins une action de formation non obligatoire, vous devez attribuer une dotation dite “droits correctifs” sur le compte personnel de formation d’un montant de 3 000€ pour un salarié à temps complet ou à temps partiel. Attention, ces conditions sont cumulatives et non exclusives, les deux critères doivent être respectés.

Le cofinancement d’une action de formation sur le CPF du salarié au sens de l'article L. 6323-4 du code du travail permet de satisfaire l’obligation « avoir bénéficié d’une formation non obligatoire » si les conditions suivantes sont respectées :

• La mobilisation de son CPF relève de l’initiative du salarié et implique son accord express conformément à l’article L. 6323-2 du code du travail ;
• Le cofinancement est sollicité par le salarié dans le cadre d’un projet de formation non obligatoire quand le coût de la formation est supérieur au montant des droits inscrits sur son compte personnel de formation ;
• La formation est réalisée au cours de la période évaluée lors de l’entretien d’état des lieux ;
• L’employeur devra être en mesure d’apporter la preuve de la réalisation de l’action et de sa participation au coût de la formation.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le questions-réponses du Ministère du Travail.

Le versement des droits correctifs doit être effectué dans le cadre des contributions au titre de la formation professionnelle. Pour les manquements constatés sur la période 2020 et 2021, l’abondement correctif devra être effectué au plus tard le 31 mars 2022, date limite de versement du solde de la contribution à la formation professionnelle.

A partir du 1^er janvier 2022, en cas de manquement à vos obligations appréciées lors de l’entretien  « état des lieux récapitulatif » prévu au II de l’article L. 6315-1 du code du  travail , vous devrez verser la somme correspondant au montant de l’abondement droits correctifs à la Caisse des Dépôts au plus tard, le dernier jour du trimestre civil suivant la date de l’entretien professionnel pris en compte pour apprécier la période de six ans, comme le précise l’article  R. 6323-3 IV du code du travail.

Comment attribuer les 3000€ de droits formation en cas de non-respect de cette obligation ?

Depuis le 3 septembre 2020, vous avez la possibilité d’attribuer les dotations de droits correctifs à vos salariés à partir de l'Espace des Employeurs et des Financeurs (EDEF).

Vous devez adresser à la Caisse des Dépôts et Consignations la liste des salariés concernés par cette dotation en indiquant leur numéro de sécurité sociale et leur nom de naissance. Cette dotation, à hauteur de 3000€ par salarié, devra être payée par virement bancaire pour l’ensemble des salariés mentionnés dans cette liste.

A réception de votre paiement, les dotations seront attribuées, de manière pérenne, aux bénéficiaires qui pourront ensuite les mobiliser, au même titre que leurs autres droits, pour s'inscrire en ligne sur leur espace.

Quels contrôles sont mis en place ?

L’abondement pour défaut de réalisation des obligations mentionnées à l’article L. 6315-1 du code du travail relève de l’employeur qui doit spontanément abonder le compte personnel du salarié.

Le contrôle de cette obligation est susceptible d’être réalisé par les agents des services régionaux de contrôle de la formation professionnelle des DREETS (ex DIRECCTE) comme le prévoit l’article L. 6323-13 du code du travail.

En l’absence de versement ou en cas de versement insuffisant, l’entreprise est mise en demeure de procéder au versement, dans le respect de la procédure contradictoire. A défaut, l’entreprise verse au Trésor public un montant équivalent à l’insuffisance constatée, majorée de 100%.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur l’espace dédié du site du Ministère du Travail et le questions-réponses sur l'entretien professionnel.

*Ces deux types de progression s’entendent de la manière suivante :
1. La progression salariale d’un salarié s’apprécie à la fois au niveau individuel et/ou au niveau collectif.
2. La progression professionnelle comprend la progression « verticale », au niveau des différents échelons hiérarchiques, et la mobilité « horizontale », qui consiste en une progression en termes de responsabilités ou en un changement de métier.

** Est considérée comme obligatoire selon l’article L.6321-2 du code du travail. « Toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires (…) ».
Seules les actions rendues obligatoires par un texte de référence tel que décrit dans l’article sont donc concernées. Les autres actions du plan de développement des compétences qui sont imposées par l’employeur à son initiative ne sont pas concernées.